Zahlungsunfähigkeit ≠ Insolvenz: Warum viele Geschäftsführer zu spät reagieren

Zahlungsunfähigkeit ist kein Synonym für Insolvenz.

Doch genau dieser Irrtum führt in der Praxis regelmäßig dazu, dass Geschäftsführer zu spät handeln – mit teils dramatischen Konsequenzen für sie persönlich und das Unternehmen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Worin sich Zahlungsunfähigkeit und Insolvenz unterscheiden
• Welche rechtlichen Pflichten bei Zahlungsunfähigkeit bestehen
• Warum viele Geschäftsführer zu spät reagieren
• Wie Sie Warnsignale frühzeitig erkennen
• Und vor allem: Wie Sie sich (rechtzeitig!) aus der Zahlungsunfähigkeit befreien können

Was bedeutet Zahlungsunfähigkeit?

Die Insolvenzordnung (§ 17 InsO) definiert Zahlungsunfähigkeit als die Unfähigkeit, fällige Zahlungspflichten zu erfüllen (vgl. § 17 Abs. 2 InsO). Es genügt nicht, „kurzfristig klamm“ zu sein – entscheidend ist:

„Zahlungsunfähig ist, wer nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen.“

Das bedeutet:

• Ein bloßes Zahlungsstocken reicht nicht.
• Es muss eine dauerhafte Liquiditätslücke bestehen.
• Maßgeblich ist eine Liquiditätsunterdeckung von mehr als 10 % über einen Zeitraum von drei Wochen (vgl. BGH, ZIP 2005, 1230; BGH, Urt. v. 9.12.2004 – IX ZR 108/03) (BGH, ZIP 2005, 1230).

Beispiel:

Ein Unternehmen hat Verbindlichkeiten i.H.v. 1 Mio. €, von denen 150.000 € fällig, aber nicht zahlbar sind – und diese Lücke wird innerhalb von drei Wochen nicht geschlossen. Das ist Zahlungsunfähigkeit.

Insolvenz ≠ Zahlungsunfähigkeit

Viele Geschäftsführer glauben, „Insolvenz“ beginne erst, wenn gar nichts mehr geht. Das ist ein gefährlicher Irrtum. Die Insolvenzordnung kennt drei Gründe für einen Insolvenzantrag:

1. Zahlungsunfähigkeit (vgl. § 17 InsO)
2. Drohende Zahlungsunfähigkeit (vgl. § 18 InsO)
3. Überschuldung (vgl. § 19 InsO)

Nur bei Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung besteht eine Pflicht zur Antragstellung (innerhalb von max. 3 Wochen). Die drohende Zahlungsunfähigkeit erlaubt zwar den Antrag – verpflichtet aber nicht dazu.

Was droht bei verspäteter Reaktion?

Wer zu spät handelt, riskiert nicht nur den Bestand des Unternehmens, sondern auch seine persönliche Haftung.

Gemäß § 15b InsO (vormals § 64 GmbHG) haften Geschäftsführer für alle Zahlungen, die nach Eintritt der Insolvenzreife geleistet wurden. Zudem drohen:

• Strafrechtliche Konsequenzen wegen Insolvenzverschleppung (vgl. § 15a Abs. 4 InsO)
• Regressforderungen durch den Insolvenzverwalter
• Haftung gegenüber Gläubigern bei sittenwidrigem Verhalten (vgl. § 826 BGB)
• Berufsrechtliche Konsequenzen, z. B. Verlust von Geschäftsführermandaten

Warum handeln viele zu spät?

In der Praxis beobachten wir immer wieder: Zahlungsengpässe werden ignoriert oder schöngeredet. Die Ursachen:

Fakt ist: Der größte Feind in der Krise ist oft nicht die Liquiditätslücke selbst – sondern das Zögern, sich ihr zu stellen.

Frühindikatoren: Wann wird es kritisch?

Viele Zahlungsunfähigkeiten bahnen sich an. Wer die Signale erkennt, kann rechtzeitig gegensteuern.

Typische Warnsignale:

• Wiederholte Rücklastschriften / Mahnungen von Lieferanten
• Liquiditätsreserven < 2 Wochen
• Löhne nur mit Stundung oder Verzug zahlbar
• Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände
• Zunehmende Inanspruchnahme des Kontokorrents
• Zahlungsverhalten gegenüber Lieferanten verschlechtert sich sichtbar
• Projektverzögerungen und Forderungsausfälle kumulieren

👉 Faustregel: Wenn Sie monatlich überlegen müssen, wen Sie zuerst (und wen später) zahlen – besteht dringender Handlungsbedarf.

Was tun bei beginnender Zahlungsunfähigkeit?

Zahlungsunfähigkeit ist nicht automatisch das Ende. Im Gegenteil: Wer frühzeitig handelt, hat echte Chancen, das Unternehmen zu stabilisieren oder zu sanieren.

1. Kassensturz und 13-Wochen-Liquiditätsplanung

Erster Schritt ist immer: Transparenz schaffen.
Ermitteln Sie mit Ihrem Steuerberater, Controlling oder einem Sanierungsberater:

• Aktuelle Zahlungsfähigkeit
• Fällige und drohende Verbindlichkeiten
• Einnahmen und Ausgaben auf Tagesbasis
• Liquiditätslücken auf Wochenbasis

Die 13-Wochen-Planung ist der Goldstandard, um die Zahlungsfähigkeit zu dokumentieren (vgl. IDW S6, Tz. 55 ff.) – und Grundlage jeder Sanierung.

2. Ursachenanalyse: Warum fehlt Liquidität?

Zahlungsunfähigkeit ist meist Symptom, nicht Ursache. Die Analyse zeigt, ob die Engpässe strukturell oder vorübergehend sind:

3. Finanzielle Sofortmaßnahmen

Wenn ein akuter Engpass besteht, helfen oft kurzfristige Hebel:

• Steuer- oder SV-Stundungen beantragen
• Kurzfristige Kreditlinien verhandeln
• Lieferanten um Zielverlängerung bitten
• Sale-and-lease-back prüfen (z. B. Maschinen, Fahrzeuge)
• Factoring / Forderungsverkauf aktivieren
• Verzicht auf Gesellschafterentnahmen oder Geschäftsführergehälter

Wichtig: Nur zulässig, solange noch keine Insolvenzreife besteht!

Wie komme ich aus der Zahlungsunfähigkeit wieder heraus?

A. Sanierung im insolvenzfreien Raum

Wenn das Unternehmen wirtschaftlich grundsätzlich tragfähig ist, kann durch eine Kombination aus Maßnahmen die Zahlungsfähigkeit wiederhergestellt werden:

• Kostenreduktion: Kurzfristige Senkung der Fixkosten durch Anpassung von Personal, Mieten, Verträgen
• Liquiditätsbeschaffung: Rückgewinnung von Liquidität z. B. durch Forderungseinzug, neue Kundenanzahlungen, Kapitalerhöhung
• Gläubigerkommunikation: Zielgerichtete Gespräche mit Lieferanten, Banken, Vermietern über Zahlungsziele oder Stundungen
• Gesellschafterdarlehen oder Eigenkapitalmaßnahmen

Die Wiederherstellung der Zahlungsfähigkeit muss nachweisbar belastbar sein. Ein Restrukturierungsgutachten (vgl. IDW S6, insbesondere Tz. 45–60) ist oft hilfreich – insbesondere bei Bankenkommunikation.

B. Sanierung im Schutzschirmverfahren (§ 270d InsO)

Wenn die Zahlungsunfähigkeit noch nicht eingetreten, aber drohend ist, kann ein Unternehmen einen sogenannten Schutzschirm beantragen. Vorteile:

• Gerichtlicher Schutz vor Vollstreckung
• Eigenverwaltung durch die Geschäftsführung
• Zeit zur Sanierung unter Aufsicht eines Sachwalters
• Gute Grundlage für einen Insolvenzplan

Voraussetzung ist ein aussichtsreiches Sanierungskonzept. Der Schutzschirm ist kein Freifahrtschein, sondern ein strukturierter Sanierungsrahmen.

C. Regelinsolvenz mit Sanierungsabsicht

Wenn die Zahlungsunfähigkeit bereits eingetreten ist und sich nicht innerhalb von 3 Wochen beheben lässt, muss Insolvenz beantragt werden.

Doch auch hier bestehen Chancen: Durch einen Insolvenzplan (vgl. §§ 217 ff. InsO), Betriebsfortführung und gezielte Kommunikation kann das Unternehmen überleben – in anderer Form. Erfolgreiche Beispiele zeigen: Insolvenz muss nicht das Ende sein.

Zwischenfazit: Zahlungsunfähigkeit ist nicht gleichbedeutend mit „aus“

Viele Geschäftsführer handeln zu spät – nicht, weil sie inkompetent sind, sondern weil sie zu lange hoffen. Hoffnung ist menschlich. Aber kein Geschäftsmodell.

Wer hingegen:

• die Zahlen kennt,
• das Thema nicht tabuisieren lässt und
• sich professionelle Hilfe holt,

… hat realistische Chancen, auch aus einer finanziellen Schieflage gestärkt hervorzugehen.

Exkurs: Zahlungsunfähigkeit simulieren und überwachen

In der Praxis empfehlen wir eine regelmäßige Prüfung der Liquiditätslage, z. B. durch:

1. 13-Wochen-Rolling Forecast (wöchentlich aktualisiert)
2. Liquiditätsstatus zum Bilanzstichtag
3. Szenarioanalyse („Was-wäre-wenn“) bei Auftragsverzögerung, Zahlungsausfällen etc.
4. Ampelsystem mit klaren Schwellenwerten für Sofortmaßnahmen

Zudem ist es hilfreich, die gerichtlich anerkannten Kriterien zur Zahlungsunfähigkeit zu simulieren – idealerweise in einem automatisierten Dashboard oder Reporting.

Fazit: Frühes Handeln ist keine Schwäche – sondern Pflicht

Zahlungsunfähigkeit ist nicht gleich Insolvenz.
Aber sie ist ein klarer rechtlicher und wirtschaftlicher Schwellenwert.

Wer zu spät handelt, verliert Kontrolle, Optionen – und im schlimmsten Fall die persönliche Freiheit.
Wer rechtzeitig handelt, gewinnt Zeit, Verhandlungsspielräume – und oft sogar das Vertrauen von Banken, Mitarbeitern und Kunden zurück.

Meine Empfehlung:

Sprechen Sie frühzeitig mit einem erfahrenen Restrukturierungsexperten – nicht erst, wenn das Konto leer ist. Ich begleite regelmäßig Unternehmer in kritischen Situationen – diskret, lösungsorientiert und mit einem klaren Blick auf Ihre Optionen.

Schreiben Sie mir gerne direkt – oder kommentieren Sie:
Was sind Ihre Erfahrungen mit Liquiditätsengpässen?
Welche Warnzeichen haben Sie frühzeitig erkannt – oder übersehen?

Dieser Beitrag wurde am 30.07.2025 überarbeitet.